Lập dự phòng là gì?

Trong kế toán, lập dự phòng là kỹ thuật giúp chuẩn bị trước cho các khoản chi trong tương lai.

Những khoản chi này được ghi vào sổ sách của bạn như mọi giao dịch khác, chỉ khác ở chỗ chúng không tương ứng với các giao dịch đã phát sinh, mà với các giao dịch sẽ hoặc có thể phát sinh trong tương lai.

Trong sổ sách cá nhân, người ta thường dùng cách lập dự phòng để chuẩn bị trên tài khoản ngân hàng cho các chi phí sinh hoạt của gia đình, các khoản giải trí hoặc sửa chữa nhà cửa cần số tiền lớn:

Thuế nộp theo quý hoặc theo năm (ví dụ thuế nhà đất không trả góp hằng tháng).
Chi phí năng lượng không trả góp hằng tháng (ví dụ mua nhiên liệu sưởi ấm trước mùa đông).
Một kỳ nghỉ.
Các công việc cải tạo nhà cửa lớn.
Học phí đóng theo quý (tiền ăn bán trú, v.v.).
Hoặc nói chung là mọi khoản tiết kiệm mà bạn muốn giữ lại trên tài khoản ngân hàng của mình.

Lập dự phòng mang lại lợi ích gì?

Khi tất cả các dòng dự phòng đã được thiết lập và kết hợp với các giao dịch định kỳ hằng tháng, kỹ thuật lập dự phòng cho phép bạn biết thật chính xác cái gọi là số tiền còn lại để chi tiêu, tức là số tiền bạn còn lại cho các khoản chi hằng ngày trước khi có khoản tiền vào tiếp theo.

Thông thường, người ta tạo hoặc cập nhật các dòng dự phòng khi nhận được một khoản tiền vào đáng kể, ví dụ mỗi tháng một lần sau khi nhận lương. Với thói quen này, vào đầu tháng bạn đã có:

Các giao dịch hằng tháng (tiền thuê nhà, khoản vay, cước điện thoại, nước, điện, v.v.) được thêm tự động nhờ giao dịch định kỳ — thực ra có thể xem những giao dịch tự động này như những dòng dự phòng hằng tháng.
Các dòng dự phòng cho những khoản chi lớn trong tương lai.

Số dư còn lại chính là số tiền còn lại để chi tiêu: khoản bạn có thể chi trong tháng mà không sợ bị thấu chi, đồng thời vẫn đã chuẩn bị cho những khoản chi cần thiết trong tương lai.

Hơn nữa, vì các dòng dự phòng là giao dịch như mọi giao dịch khác nhưng không được tính đến khi đối chiếu ngân hàng, chúng không gây trở ngại cho việc kiểm tra sổ sách cá nhân của bạn.

Tạo dòng dự phòng như thế nào?

Để tạo dòng dự phòng, hãy xem trang trợ giúp Cách tạo dòng dự phòng.